Cómo responder un Memorando Laboral (Modelo de Descargo de Memorandum)

Los trabajadores están sujetos a supervisión por parte de sus empleadores en relación con el desempeño de sus funciones dentro del centro laboral. En el ámbito del trabajo subordinado, la existencia de una jerarquía implica que el empleador, en calidad de superior, dirige y ordena la ejecución de determinadas tareas o actividades, las cuales serán remuneradas conforme a lo acordado. Este vínculo laboral se establece como un intercambio voluntario y mutuamente beneficioso entre ambas partes.

Decreto Supremo 003-97-TR: 

Por la subordinación, el trabajador presta sus servicios bajo dirección de su empleador, el cual tiene facultades para normar reglamentariamente las labores, dictar las órdenes necesarias para la ejecución de las mismas, y sancionar disciplinariamente, dentro de los límites de la razonabilidad, cualquier infracción o incumplimiento de las obligaciones a cargo del trabajador. (...)

El empleador puede controlar: malas prácticas, bajo desempeño, tardanzas, faltas, entre otros. Pudiendo comunicar de estos hechos al trabajador mediante un instrumento llamado, memorando o memorándum laboral.

El descargo de memorando laboral debe ser claro, rápido y con medios de prueba de ser el caso.

Qué es un Memorando Laboral

El Memorando Laboral es un documento breve y formal que se utiliza dentro de las organizaciones para comunicar información importante, instrucciones, solicitudes, recomendaciones o disposiciones administrativas entre diferentes departamentos o entre un responsable y sus subordinados. Su principal objetivo es asegurar una comunicación interna clara, rápida y eficiente, dejando constancia escrita de lo comunicado.

Este documento, caracterizado por su brevedad y formalidad, opera como un mecanismo de registro escrito que garantiza claridad, trazabilidad y eficiencia en las interacciones laborales. Su utilidad se extiende desde la notificación de cambios estratégicos hasta la gestión de incumplimientos disciplinarios, siempre bajo un marco estructurado que prioriza la precisión y la relevancia.

Origen Etimológico y Conceptualización

El término memorándum deriva del latín memorándum, que significa "lo que debe recordarse". Esta raíz lingüística subraya su función primaria:
servir como recordatorio o aviso formal dentro de un contexto organizacional.

A diferencia de otros documentos administrativos, el memorándum se distingue por su enfoque conciso y su alcance interno, dirigido específicamente a miembros de la misma institución o empresa.

En el ámbito laboral, adquiere relevancia jurídica al constituir una manifestación de voluntad con efectos potenciales en las relaciones empleador-trabajador. Por ejemplo, en el Perú, el artículo 9 del Texto Único Ordenado del Decreto Legislativo 728 reconoce explícitamente la facultad del empleador para emitir directrices y sanciones disciplinarias mediante este instrumento.

(...)El empleador está facultado para introducir cambios o modificar turnos, días u horas de trabajo, así como la forma y modalidad de la prestación de las labores, dentro de criterios de razonabilidad y teniendo en cuenta las necesidades del centro de trabajo.

Características Esenciales del Memorándum

1. Brevedad: Su extensión rara vez supera una página, priorizando la síntesis de información clave.
2. Estructura Estándar: Incluye elementos fijos como destinatario, emisor, fecha, asunto y cuerpo del mensaje.
3. Valor Probatorio: Al quedar registrado, funciona como evidencia documental en disputas laborales o procesos administrativos.
4. Jerarquía Flexible: Puede circular horizontalmente (entre pares) o verticalmente (de superiores a subordinados o viceversa).

Ejemplos de uso del Memorándum

Es importante dar algunos ejemplos de los típicos casos de usos del memorándum en organizaciones pues, a la hora de respondes un conmemorando laboral, deberás saber reconocer, que busca comunicar, y si esto te va a afectar o se está dirigiendo a ti.

Gestión Disciplinaria: Esto puede ir dirigido a un solo trabajador, a un grupo, o a todos los empleados de la organización. Esta notificación busca ser un llamado de atención por incumplimientos laborales, faltas, tardanzas, entre otros.

• Comunicación de Políticas: Implementación de nuevas normativas internas o actualizaciones regulatorias.
• Indicaciones Operativas: Asignación de tareas específicas o modificaciones en procedimientos.
• Solicitudes Formales: Requerimientos de información entre departamentos o niveles jerárquicos.
• Transmisión Documental: Acompañamiento de archivos adjuntos con instrucciones precisas.

Todos estos casos típicos de memorándum se embarcan en 4 tipos de memorándum en específico:

1. Memorándums Disciplinarios: Las llamadas de atención, la imposición de sanciones, otros.
2. Memorándums de Dirección: El empleador está facultado para introducir cambios o modificar turnos, días u horas de trabajo, así como la forma y modalidad de la prestación de las labores
3.  Memorándums de Organización: El empleador va definir el reglamento de su empresa, entre ellas, los horarios de funcionamiento ingreso/salida, el uso de uniformes, protecciones, accesos a trabajadores y degradación de otros.
4. Memorándums de Control: Recordarle al trabajador que la realización de sus quehaceres debe ser desarrollados de forma correcta, estos pueden ser por alguna queja en su contra por un deficiente desarrollo de sus labores.

Cómo responder un Memorando Laboral

La respuesta a un memorando laboral, se da con mayor frecuencia cuando se trata de un memorando que contiene observaciones o amonestaciones. Esta respuesta se denomina comúnmente "respuesta a memorando" o más específicamente "descargo de memorando". También se puede titular según el tipo de memorando que recibiste, por ejemplo: "respuesta a amonestación laboral", "Respuesta a cambio de horario", etc.

Este documento al que a partir de ahora llamaremos Descargo de Memorando es elaborado por el trabajador para aclarar, justificar o presentar su versión sobre los hechos señalados en el memorando recibido, todo encarcado en el derecho laboral que los asiste, pero para ello primero debe analizarlo a detalle para luego poder realizar la mejor respuesta posible de forma clara.

Cómo analizar un memorando

Primero, debemos identificación del Objetivo Central, es decir, que nos quiso comunicar nuestro empleador o jefe de área con este memorándum, por lo tanto debemos:

• Determinar si es informativo, instructivo, solicitante o sancionatorio.

Ejemplo: Un memo que cite incumplimientos requiere contrastar las acusaciones con evidencias laborales.

• Análisis según sea el motivo:

Si se te acusa de algo, hacer memoria y sincérate contigo mismo. Si se te requiere un cambio de horario analizar la posibilidad o imposibilidad. Si se acusa de faltas al trabajo, buscar justificaciones médicas, personales o de otra índole, pero con pruebas.

• Evaluación de Requerimientos:

Si solicita acciones, analizar viabilidad operativa y plazos. Si impone sanciones revisar fundamentación legal como comunicaciones previas.

• Revisión de Formalidades:

Confirmar que incluya número de registro, firma autorizada y sellos institucionales. Validar concordancia entre el contenido y políticas internas de la empresa y tu contrato laboral.

Cómo redactar la respuesta al Memorando Laboral

La respuesta a un memorando laboral debe estructurarse siguiendo principios de claridad y exhaustividad:

Encabezado Específico:
Referenciar explícitamente el memorándum original (número, fecha, emisor). Ejemplo: "Contestación al Memorándum N° 059-2019-D.I.E.N° 128-ll-UGEL 05 emitido el 15/03/2023 por el Departamento de Inspección".

Cuerpo Argumentativo:
Reconocimiento: Aceptar el recibo formal del documento.
Análisis Punto por Punto: Responder cada sección del memo original con datos verificables.
Evidencias de Sustento: Adjuntar documentos, testigos o registros que respalden tu posición.
Solicitudes Específicas: Si corresponde, plantear requerimientos complementarios.

Finalización con pedido expreso:
Resumir la postura adoptada y solicitar acciones concretas. Ejemplo: "Solicito se archive el Memorándum N° 059-2019-D.I.E.N° 128-ll-UGEL y se deje sin efecto la sanción propuesta, adjuntando como anexos los comprobantes de asistencia correspondientes el día...".

Formalidades de Cierre:
Incluir nombre completo, cargo, firma, DNI, huella y datos de contacto.
Enviar copias a instancias superiores si el caso lo amerita y consideras que tiene la absoluta razón.

Descargar: Modelos de respuesta a Memorando Laboral

Para finalizar, ahora que ya sabes un poco más sobre los tipos de memorando, como analizar un memorando laboral, como redactar la respuesta, entre otros. Te dejamos este modelo para responder un memorando laboral. Recuerda enmarcarlo en tu caso concreto luego de analizar el memorándum que te dirigió la organización.

Recuerda que te asiste el Principio de Derecho a la Defensa, así pues, la jurisprudencia en derecho laboral exige que todo memorándum sancionatorio permita al trabajador ejercer su derecho de réplica antes de aplicar medidas correctivas. Este proceso implica:

• Notificación formal con descripción detallada de los cargos.
• Plazo razonable (generalmente 3-5 días hábiles) para presentar descargos.
• Evaluación objetiva de las evidencias por parte del empleador.

Por otro lado, las organizaciones suelen cometer errores frecuentes a la hora de dirigir memorándum, por ejemplo:

• Omisión de Notificación: Invalida el proceso sancionatorio, pudiendo revertirse mediante acción judicial.
• Falta de Especificidad: Un memo genérico sin detalles de faltas facilita su impugnación.
• Desproporcionalidad: Sanciones excesivas respecto a la gravedad de la falta pueden anularse.